Datenschutzerklärung

Stand: 01. Apriil 2026

Die codin GmbH („codin“, „wir“) nimmt den Schutz personenbezogener Daten sehr ernst.
Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, wie und zu welchen Zwecken wir Personendaten bearbeiten.
Wir halten uns an das Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) sowie – sofern anwendbar – an die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union.

1. Verantwortliche Stelle

codin GmbH
Hauptstrasse 64
5070 Frick
Schweiz

E-Mail: hello@codin.ch
Telefon: +41 62 923 22 22

Datenschutzanfragen:
E-Mail: hello@codin.ch

2. Bearbeitung von Personendaten

Wir bearbeiten Personendaten insbesondere in folgenden Situationen:

• bei der Nutzung unserer Website
• im Rahmen unserer Dienstleistungen
• bei Kontaktaufnahme per E-Mail, Telefon oder Formular
• im Rahmen von Vertragsbeziehungen
• bei Bewerbungen
• bei Nutzung unseres Kundenportals
• beim Versand von Newslettern

3. Kategorien von Personendaten

Wir bearbeiten insbesondere folgende Kategorien von Personendaten:

3.1 Kontaktdaten

• Vor- und Nachname
• Firmenname
• Adresse
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse

3.2 Vertrags- und Kundendaten

• Vertragsunterlagen
• Offerten
• Rechnungen
• Zahlungsinformationen
• Support- und Ticketdaten

3.3 IT- und Nutzungsdaten

• Benutzerkennungen
• System- und Gerätedaten
• IP-Adressen
• Log- und Protokolldaten
• Sicherheits- und Telemetriedaten

3.4 Kommunikationsdaten

• E-Mails
• Support-Anfragen
• Meeting-Notizen
• Telefonnotizen

3.5 Website-Daten

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Browser- und Geräteinformationen
• aufgerufene Seiten

4. Zwecke der Datenbearbeitung

Wir bearbeiten Personendaten zu folgenden Zwecken:

• Erbringung unserer Managed-IT-Dienstleistungen
• Support, Wartung und Betrieb von IT-Systemen
• IT-Sicherheit, Monitoring und Fehleranalyse
• Vertragsabwicklung und Abrechnung
• Kommunikation mit Kunden, Partnern und Interessenten
• Betrieb und Sicherheit unserer Website
• Bereitstellung des Kundenportals
• Versand von Newslettern
• Durchführung von Bewerbungsverfahren
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten

5. Rechtsgrundlagen

Die Bearbeitung erfolgt – soweit anwendbar – gestützt auf:

• Vertragserfüllung oder vorvertragliche Massnahmen
• gesetzliche Verpflichtungen
• berechtigte Interessen (z.B. IT-Sicherheit, Stabilität, Nachvollziehbarkeit)
• Einwilligung (z.B. Newsletter)

6. Auftragsbearbeitung

Im Rahmen unserer Dienstleistungen bearbeiten wir Personendaten im Auftrag unserer Kunden.
In diesen Fällen:

• ist der Kunde Verantwortlicher
• ist codin Auftragsbearbeiter

Die Bearbeitung erfolgt gemäss Servicevertrag und Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung (ADV).

7. Weitergabe von Personendaten

Wir geben Personendaten nur weiter, wenn dies erforderlich ist.
Empfänger können insbesondere sein:

• Hosting-Provider (Webflow)
• Cloud- und IT-Dienstleister
• Ticket- und ERP-Systeme (HaloPSA)
• Telefonie- und Kommunikationsanbieter (z.B. Microsoft Teams, NFON, Peoplefone)
• Sicherheits- und Monitoring-Anbieter
• Behörden, sofern gesetzlich vorgeschrieben

Eine detaillierte Liste der Auftrags- und Unterauftragsbearbeiter ist in der ADV geregelt.

8. Bekanntgabe ins Ausland

Personendaten können auch ins Ausland übermittelt werden, insbesondere in Länder innerhalb der EU sowie in die USA.

Sofern kein angemessenes Datenschutzniveau besteht, stellen wir geeignete Garantien sicher, z.B.:

• Standardvertragsklauseln (SCC)
• vertragliche Garantien
• anerkannte Zertifizierungen

9. Speicherdauer

Wir speichern Personendaten nur so lange, wie:

• es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder
• gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen

Danach werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

10. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, insbesondere:

• Zugriffsbeschränkungen und Rollenmodelle
• Mehrfaktor-Authentifizierung
• Verschlüsselung von Daten
• Monitoring und Sicherheitsüberwachung
• Regelmässige Backups
• Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeitenden

11. Kundenportal

Für die Nutzung unseres Kundenportals (portal.codin.ch) werden Personendaten verarbeitet.
Das Portal wird über das System HaloPSA betrieben.
Die Bearbeitung erfolgt zur Bereitstellung von Support, Ticketing und Kundenkommunikation.

12. Bewerbungen

Wenn Sie sich bei uns bewerben, bearbeiten wir die von Ihnen übermittelten Personendaten zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsverfahrens.

• Bei nicht erfolgreicher Bewerbung werden die Daten nach Abschluss des Bewerbungsprozesses gelöscht.
• Bei erfolgreicher Bewerbung werden die Daten in das Personaldossier übernommen und bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufbewahrt.

13. Newsletter

Wenn Sie unseren Newsletter abonnieren, verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse zum Versand von Informationen über unsere Dienstleistungen.

• Die Anmeldung erfolgt freiwillig.
• Sie können den Newsletter jederzeit abbestellen.
• Jede Newsletter-E-Mail enthält einen Abmeldelink.

14. Cookies und Website

Unsere Website wird bei Webflow gehostet.
Es werden technisch notwendige Cookies verwendet, die für den Betrieb der Website erforderlich sind.

Analyse- oder Tracking-Cookies werden nur eingesetzt, sofern eine entsprechende Einwilligung vorliegt.

15. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben – im Rahmen des geltenden Rechts – insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft über bearbeitete Personendaten
• Berichtigung unrichtiger Daten
• Löschung von Personendaten
• Einschränkung der Bearbeitung
• Widerspruch gegen Bearbeitungen
• Datenherausgabe oder -übertragung
• Widerruf einer Einwilligung

Anfragen richten Sie bitte an: hello@codin.ch

16. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit anpassen.
Es gilt jeweils die auf unserer Website veröffentlichte Version.

17. Kontakt

codin GmbH
Hauptstrasse 64
5070 Frick
Schweiz

E-Mail: hello@codin.ch

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